1. Responsable de las bases de datos:
Tecnoquímicas S.A.
Domicilio:
Calle 23 No. 7-39 / Cali – Colombia Carrera 6 No. 23–06 / Cali - Colombia
Correo electrónico:
info.data@tecnoquimicas.com
Teléfono:
(57) (602) 882 55 55
En desarrollo de la política de Responsabilidad Total y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el
Decreto
1377 de 2013 y demás normas concordantes en materia de protección de datos, el Grupo Empresarial Tecnoquímicas
establece
los mecanismos y disposiciones generales que permiten garantizar la conservación, protección e
integridad de
los datos personales que en el desarrollo del objeto social ha recaudado de los titulares con los cuales
se
relaciona.
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplica a todas las Bases de
Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento
por Tecnoquímicas S.A., considerado como responsable del tratamiento de los datos
personales. Igualmente, aplica para el tratamiento de los datos personales que obtengan
sus filiales, subordinadas y vinculadas. Las sociedades a las que Tecnoquímicas S.A. les
administra sus bases de datos y por las cuales es enteramente responsable en cuanto a
la obtención y tratamiento de datos (en adelante "Las Sociedades") son: Adhinter S.A.S.;
Arpack S.A.S.; Coldesivos S.A.S.; Constructeq S.A.S.; Indugráficas S.A.S; Laboratorios
Teramed S.A. de C.V.; Tecnofar TQ S.A.S.; Tecnoquímicas del Ecuador S.A.;
Tecnoquímicas S.A. Guatemala; Tecnosur S.A.; TQ International CORP; Inversiones TQ
S.A.S.; TQ Assets Panamá S.A.; Tecnocendis S.A.S. No obstante, el listado anterior, esta
política se hará extensiva a cualquier otra sociedad que llegare a ser parte del Grupo
Tecnoquímicas, se configurare como una de sus vinculadas y/o subordinadas o a
cualquiera sobre las que Tecnoquímicas asuma la administración.
Los lineamientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos personales que
puedan
ser proporcionados o recabados por empleados; clientes; proveedores; contratistas; así como sus
dependientes; profesionales de la salud; consumidores o posibles consumidores; usuarios de los portales
Web
propios o administrados por o para Tecnoquímicas S.A. o Las Sociedades; participantes en sorteos,
concursos
o actividades promocionales; usuarios y seguidores de páginas como las Fan Page de Facebook de las
marcas y
productos de Las Sociedades o de Tecnoquímicas S.A.; seguidores o contactos de cualquier cuenta de
Tecnoquímicas S.A. en cualquier red social que tenga o administre ella o Las Sociedades; visitantes de
las
instalaciones de Tecnoquímicas S.A. o Las Sociedades; o en general, cualquier titular cuando el contacto
que
se haga con él y la recolección o el tratamiento de sus datos amerite la protección de los mismos y el
cuidado definidos por la ley de protección de datos personales en Colombia o las normas aplicables en el país donde operen Las Sociedades.
2. Definiciones
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en las presentes políticas, y de
acuerdo con lo establecido en las normas legales vigentes, se entiende por:
a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de
datos personales.
b) Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el
Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el
Aviso
de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de
tratamiento
de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales
determinadas o determinables.
e) Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
Titular.
f) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de
derechos
humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio
con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio
con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión de los mismos.
3. Principios rectores:
Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán
respetados
por Tecnoquímicas S.A. en los procesos para el tratamiento de datos personales.
a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por Tecnoquímicas S.A. debe
obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.
b) Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo,
expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o
en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,
exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
d) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de
Tecnoquímicas S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos
que le conciernan.
e) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no
podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros
autorizados.
f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de Tecnoquímicas S.A. se deberá
proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
g) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales
están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación
con
alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
h) Principio de legalidad en materia de datos personales: El Tratamiento a que se
refiere esta política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido
en ella, en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
i) Principio pertinencia y necesidad: Los datos personales deberían ser únicamente
los que resulten adecuados, pertinentes, y limitados al mínimo necesario para las
finalidades específicas de su recopilación y Tratamiento.
j) Principio de temporalidad: La información del titular no podrá ser suministrada a
usuarios o terceros cuando deje de servir la finalidad para la cual se obtuvo.
4. Aviso de privacidad
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a
disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se
comunica
al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende
dar
a los datos personales. El Aviso de Privacidad de TECNOQUÍMICAS S.A. está disponible, entre otros
medios, en
la página web www.tqconfiable.com/politica-de-tratamiento-de-datos/
5. Autorizaciones
La autorización de uso de datos personales de los titulares por parte de Tecnoquímicas S.A. y Las
Sociedades
requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Tecnoquímicas
S.A
y Las Sociedades, se reservan el derecho a confirmar la información otorgada para verificar que el
consentimiento es otorgado para el uso de los datos personales o para la inscripción efectiva del
usuario en
las actividades que sean ofrecidas.
En el tratamiento de Datos Personales que realiza Tecnoquímicas S.A., la permanencia de los datos en sus
sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia,
agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Tecnoquímicas S.A. Procederá a su
destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando
las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
5.1. Autorización para el tratamiento de datos de menores de edad y personas con capacidad de
ejercicio
limitada
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de menores o de
personas con capacidad de ejercicio limitada, por parte de Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades, requiere
del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los padres, tutores, curadores o representantes
de los menores de edad o de las personas con capacidad de ejercicio limitada (según sea el caso).
Tecnoquímicas S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus
bases de datos y de Las Sociedades, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la
autorización de los padres, tutores, curadores o representantes de los menores de edad o de las personas
con capacidad de ejercicio limitada, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento
de dicha autorización. Cualquier uso que Tecnoquímicas S.A y Las Sociedades hagan de los datos
personales, velará por la protección absoluta de los derechos de los menores de edad, respetando su
interés superior y los derechos fundamentales en especial su integridad y dignidad.
Si Tecnoquímicas S.A y/o Las Sociedades descubren que se ha recolectado información de menores o
personas con capacidad de ejercicio limitada, sin el consentimiento de sus padres, curadores, tutores o
representantes, procederá a eliminar el registro lo más pronto posible de acuerdo con la legislación
aplicable en Colombia.
5.2. Autorización para la recolección de datos sensibles
Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales sensibles, deberá
mediar una autorización explícita de dicho tratamiento, informándole al titular el carácter facultativo
de la autorización, de conformidad con la naturaleza de los datos.
6. Finalidades
El tratamiento que realizará Tecnoquímicas S.A. será el de recolectar, almacenar, procesar, circular,
compartir, usar, transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma
estricta los deberes de seguridad y confidencialidad de acuerdo con las siguientes finalidades:
6.1. Finalidades dirigidas a los empleados, colaboradores, pensionados o
aspirantes
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar derechos laborales.
b) Verificar la veracidad de su información y el cumplimiento de las condiciones
relativas al cargo que se ocupa o que se aspira ocupar.
c) Proceder a la gestión adecuada de la relación laboral.
d) Realizar los procesos necesarios para el pago de la nómina, inclusión y reporte
de novedades laborales y todas aquellas relacionadas con los sistemas de
seguridad social integral.
e) Realizar actividades de prevención de riesgos laborales.
f) Mantener al empleado al tanto sobre actividades de bienestar o educación.
g) Realizar tratamiento estadístico de los datos de nuestros empleados.
h) Atender adecuadamente sus peticiones y/o solicitudes.
i) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el
j) Cumplimiento de las finalidades descritas.
k) El monitoreo, control de acceso y seguridad, con fines administrativos y
normativos (disciplinarios), a través de sistemas o medios como cámaras de
seguridad u otros, conforme a la ley y lo descrito en esta política.
l) La utilización con fines de marketing, promoción, mercadeo y publicidad dentro
de los límites descritos en la ley, la relación establecida o estas políticas.
m) La atención de requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
n) Adelantar los procesos de vinculación de personal.
o) Reserva de la información contenida en hojas de vida para futuras vacantes
conforme a las políticas internas de retención de la información.
p) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención
de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares
en el momento de la recolección de los datos personales.
6.2. Finalidades dirigidas a los consumidores y potenciales consumidores
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar derechos del consumidor.
b) Verificar la veracidad de su información.
c) Informarles sobre las marcas y productos que se comercializan, así como sobre
las actividades promocionales que se llevan a cabo, todo dentro de los términos
autorizados por la legislación respectiva.
d) Su utilización con fines de marketing, promoción, mercadeo y publicidad dentro
de los límites descritos en la ley, la relación establecida o estas políticas.
e) Mantenerlos al tanto sobre actividades de educación continuada en las áreas de
medicina y cuidado de la salud, enmarcados dentro de las limitaciones legales
que se tienen sobre los productos de prescripción médica y las audiencias a las
que están dirigidas.
f) Evaluar la calidad de productos propios o de terceros y el nivel de conocimiento
que tienen los consumidores sobre ellos.
g) Realizar tratamiento estadístico de los datos de los consumidores.
h) Realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo, preferencias, entre
otros.
i) Atender adecuadamente sus peticiones, solicitudes y reclamos.
j) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el
cumplimiento de las finalidades descritas.
k) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
6.3. Finalidades dirigidas a los clientes
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.
b) Verificar la veracidad y validez de su información.
c) Servir como elemento de análisis para decidir si se establece y/o mantiene una
relación contractual o comercial con la compañía.
d) Adelantar los procesos de formalización de la relación comercial o de vinculación
con la compañía.
e) Servir como elementos de análisis para la asignación de cupos de crédito y control
de estos.
f) La formalización de la relación contractual y su gestión contable, fiscal o
administrativa.
g) Evidenciar que sus bienes no provienen de actividades ilícitas.
h) Reportar y consultar a centrales de riesgo.
i) Informarle sobre las marcas y productos que se comercializan, así como sobre
las actividades promocionales que se llevan a cabo, todo dentro de los términos
autorizados por la legislación respectiva.
j) La utilización con fines de marketing, promoción, mercadeo y publicidad dentro de
los límites descritos en la ley, la relación establecida o estas políticas.
k) Realizar estudios o investigaciones de mercado, comerciales o estadísticas, sobre
hábitos de consumo, preferencias entre otros.
l) Realizar evaluación, consultas o encuestas de satisfacción sobre los servicios que
se puedan presentar en la relación comercial.
m) Levantar registros contables, financieros y estadísticos.
n) Prestar los servicios acordes a las necesidades del titular.
o) Su utilización con fines de marketing, promoción, mercadeo y publicidad dentro
de los límites descritos en la ley, la relación establecida o estas políticas.
p) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el
cumplimiento de las finalidades descritas.
q) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención
de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares
en el momento de la recolección de los datos personales.
6.4. Finalidades dirigidas a los proveedores
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.
b) Verificar la veracidad y validez de su información.
c) Servir como elemento de análisis para decidir si se establece y/o mantiene una
relación contractual o comercial con la compañía.
d) La formalización de la relación contractual y su gestión contable, fiscal o
administrativa.
e) Evidenciar que los bienes y servicios prestados no proviene de actividades ilícitas
mediante consulta en diferentes fuentes de información.
f) Reportar y consultar a centrales de riesgo.
g) Levantar registros contables, financieros y estadísticos.
h) Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los
vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor.
i) Realizar procesos de debida diligencia respecto al cumplimiento de las
obligaciones y compromisos pactados de cumplimiento de normas o
procedimientos.
j) Realizar evaluación, consultas o encuestas de satisfacción sobre los servicios que
se puedan presentar en la relación comercial.
k) Su utilización con fines de marketing, promoción, mercadeo y publicidad dentro
de los límites descritos en la ley, la relación establecida o estas políticas.
l) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el
cumplimiento de las finalidades descritas.
m) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención
de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares
en el momento de la recolección de los datos personales.
6.5. Finalidades dirigidas a profesionales de la salud
a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.
b) Verificar la veracidad y validez de su información.
c) Informarle sobre las marcas y productos que comercializamos, así como sobre
las actividades promocionales que llevamos a cabo, todo dentro de los términos
autorizados por la legislación respectiva.
d) La utilización con fines de marketing, promoción, mercadeo y publicidad dentro
de los límites descritos en la ley, la relación establecida o estas políticas.
e) Mantenerlo al tanto sobre actividades de educación continuada en las áreas de
medicina y cuidado de la salud, enmarcados dentro de las limitaciones legales
que se tienen sobre los productos de prescripción médica y las audiencias a las
que están dirigidas.
f) Evaluar la calidad de nuestros productos y el nivel de conocimiento que tienen
los profesionales de la salud sobre ellos.
g) Realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo, preferencias, entre
otros.
h) Enviar y entregar artículos promocionales, de utilidad médica, educativos y
muestras médicas sin valor comercial.
i) Enviar invitaciones a eventos, congresos, seminarios, charlas científicas, médicas
y académicas.
j) Negociar y celebrar contratos de prestación de servicios y asistencia técnica, así
como realizar pagos por los servicios prestados.
k) Realizar los reportes que correspondan al Registro de Transferencias de Valor del
Sector Salud establecidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, en
cualquiera de las modalidades y conforme a los valores y reglas establecidas en
la Resolución 2881 de 2018, para su posterior publicación por parte de dicha
entidad, con la finalidad de garantizar la transparencia de las relaciones entre
actores del sector salud y la industria farmacéutica y de tecnologías en salud.
l) Aquellas que se deriven de la relación que sostengan con la compañía en caso de
contar con la calidad de proveedor.
m) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el
cumplimiento de las finalidades descritas.
n) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares
en el momento de la recolección de los datos personales.
6.6. Finalidades dirigidas a la seguridad física
Con el propósito de garantizar la seguridad de los empleados, aspirantes, visitantes, o
cualquier persona que ingrese a las instalaciones de la compañía, así como la de sus
bienes y edificaciones, se han dispuesto controles de acceso al interior o en el perímetro
exterior de las instalaciones de las empresas que conforman el Grupo, por ejemplo, pero
no limitado al monitoreo y grabación de imágenes a través de sistemas de video
vigilancia, y registro de los vehículos.
Tecnoquímicas S.A. realiza esta videovigilancia en las instalaciones del establecimiento
de comercio de su propiedad, con fines de seguridad y control organizacional. La
existencia de estos mecanismos será informada mediante anuncios ubicados en lugares
visibles para su fácil identificación. El sistema de videovigilancia no inspeccionará áreas
en la que la intimidad del titular sea prioritaria y en caso de ser requerido o aplicable,
podrá ser requerido como soporte dentro de procesos disciplinarios o para la seguridad
y cumplimiento de exigencias legales asociadas al riesgo de bienes o procesos.
6.7. Deberes en relación con el tratamiento de los datos personales
Tecnoquímicas S.A. reconoce que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que
se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo
para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al
momento de recabar el dato, y respetando las normas legales vigentes.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Tecnoquímicas S.A. se
compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el
tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de
2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
e) Insertar en la base de datos la leyenda
"información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre
procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos
de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
7. Derechos de los Titulares de la Información
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales
tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Tecnoquímicas S.A., en su condición de
Responsable y Encargado del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Tecnoquímicas S.A., en su condición de Responsable y
Encargado del Tratamiento.
c) Ser informado por Tecnoquímicas S.A., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos
personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en
la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del
Tratamiento.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Tecnoquímicas S.A. garantizará el derecho de acceso a los datos personales del Titular, previa
acreditación de su identidad o la de su representante, poniendo a disposición de este, de manera
gratuita o a su costo en caso de que corresponda, sus datos personales a través de medios físicos o
electrónicos que permitan el acceso directo a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su
derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos. Toda
solicitud debe ser presentada a través de los medios señalados en el Aviso de Privacidad, y contener,
como mínimo, la siguiente información: A) El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio,
como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta. B) Los documentos que acrediten su
identidad o la de su representante. C) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto
de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.
7.1. Ejercicio de los derechos de consulta, actualización de datos y reclamos
Los derechos de consulta, actualización de datos y reclamos pueden ser ejercidos por el Titular
debidamente identificado o por su apoderado o causahabiente (debe adjuntar copia del poder o documento
que lo certifique con la solicitud). En cuanto a los menores de edad, los derechos deberán ejercerlos a
través de quien acredite su representación legal.
Si se presenta la solicitud por parte de una persona que no sea el Titular de la información, se tendrá
como no presentada y no se dará respuesta a la misma.
a) Consultas
Los Titulares de los datos personales podrán consultar su información en las bases de datos
administradas por Tecnoquímicas S.A. La consulta realizada por el Titular será atendida en máximo diez
(10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la consulta
en ese término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su consulta, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
b) Reclamos
El Titular que considere que la información contenida en alguna base de datos administrada por
Tecnoquímicas S.A. debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrá presentar un reclamo ante
Tecnoquímicas S.A. Este reclamo debe formularse mediante una solicitud que contenga la identificación
del titular y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, adjuntando los documentos que se
quieran aportar como prueba. Si el reclamo resulta incompleto, se informará al interesado dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Después de dos (2) meses desde la fecha
del requerimiento sin que el solicitante allegue la información solicitada, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la
base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. Seguridad de la información
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Tecnoquímicas S.A. adoptará
las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad
a los datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por
lo tanto, cuando se compartan o transmitan datos a un Encargado se celebrará un acuerdo donde se
formalice la entrega o forma de recolección de estos, exigiendo la respectiva confidencialidad, el
cumplimiento de la presente Política de Protección de Datos Personales y en donde además se precisará la
finalidad con la cual se transmiten los datos.
Adicionalmente, se realizarán auditorias periódicas de las bases de datos y de los procedimientos de
seguridad implementados, con la finalidad de garantizar la confidencialidad y protección de la
información suministrada por los titulares. En caso de que se detecte alguna situación eventual que
llegar a poner en riesgo la seguridad de los datos personales, Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades
tomarán las medidas necesarias para amortizar el riesgo y proteger en todo momento la información
suministrada.
9. Responsables Internos
Tecnoquímicas S.A. designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de
los titulares de la información, de las bases de datos de Tecnoquímicas S.A. y de Las Sociedades, a las
áreas de Servicios al Consumidor, de Cumplimiento y a la Vicepresidencia Jurídica de Tecnoquímicas S.A.,
a quienes se deberán dirigir las solicitudes, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la
información y la gestión necesaria al interior de Tecnoquímicas S.A. para dar respuesta a los Titulares
que así lo soliciten.
10. Vigencia
La vigencia de las bases de datos corresponderá al tiempo en que se mantengan las
finalidades que justifican su tratamiento.
El presente documento entrará en vigor desde el primero de septiembre de 2017 y hasta
el momento en que expresamente se revoque o modifique.
Última fecha de revisión y actualización 25 abril de 2023.